L'Agenzia delle Entrate chiarisce, con la Risoluzione n. 65/2011, che è dovere del contribuente quello di informare l'Amministrazione del cambio del luogo ove sono conservate le proprie scritture contabili. Il depositario dei documenti del contribuente può, invece, "sollecitare" quest'ultimo a comunicare, entro trenta giorni, il nuovo luogo ove sono conservati i documenti.
Risoluzione n. 65/2011
"Sono stati chiesti chiarimenti in merito alle modalità di comunicazione delle variazioni dei dati relativi al luogo di tenuta e conservazione delle scritture
contabili, ai sensi dell'articolo 35, comma 3, del DPR 26 ottobre 1972, n. 633.
In particolare, le precisazione richieste riguardano i comportamenti che i depositari delle scritture possono porre in essere per cooperare al corretto adempimento dell'obbligo di comunicazione e all'aggiornamento delle informazioni in possesso dell'Agenzia delle entrate che intraprendono l'esercizio di un'impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono entro trenta giorni farne dichiarazione all'Agenzia delle entrate.
Al riguardo si fa presente quanto segue.
Obbligo di dichiarazione
L'articolo 35 del DPR n. 633 del 1972 prevede, al comma 1, che i soggetti che intraprendono l'esercizio di un'impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono entro trenta giorni farne dichiarazione all'Agenzia delle entrate.
Il successivo comma 2 indica gli elementi che devono risultare dalla dichiarazione di inizio attività, fra i quali alla lettera d) il "luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti prescritti".
Il comma 3 dello stesso articolo 35 stabilisce che il contribuente deve dichiarare, fra l'altro, la variazione degli elementi elencati al comma 2, entro trenta giorni dall'avvenuta variazione. In base all'articolo 35, comma 3, del citato DPR n. 633 grava, pertanto, sul contribuente l'obbligo di dichiarare entro trenta giorni all'Agenzia delle entrate la variazione degli elementi risultanti dalla dichiarazione di inizio attività, compresa la variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili.
Le disposizioni richiamate non prevedono obblighi di comunicazione all'Agenzia delle entrate a carico del terzo depositario nel caso in cui, cessato il rapporto di deposito, riconsegna al contribuente le scritture contabili.
Presentazione dichiarazione
I modelli per le dichairazioni d inizio o cessazione attività ai fini IVA e la comunicazione della variazione dei dati, approvati con provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate del 29 dicembre 2009, sono:
- per i soggetti diversi dalle persone fisiche, il modello AA7/10;
- il modello AA9/10 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi.I soggetti tenuti all'iscrizione nel Registro delle imprese ovvero alla denuncia al Repertorio delle notizie economiche e amministrative - REA - (individuati dal DPR 7 dicembre 1995, n.581), trasmettono i modelli AA7 o AA9 mediante la Comunicazione Unica di cui all'articolo 9, comma 7, del decreto-legge 31 gennaio 2007, n. 7, convertito con modificazioni dalla legge 2 aprile 2007, n. 40, da presentare al Registro delle imprese per via telematica o su supporto informatico.
La Comunicazione Unica viene presentata anche per dichiarare informazioni di interesse esclusivo dell'Agenzia delle entrate e, pertanto, la stessa può essere utilizzata anche per dichiarare la variazione del luogo o dei luoghi in cui sono tenute le scritture contabili, senza che siano dovuti diritti di segreteria (Decreto Direttoriale 17 giugno 2010 del Ministero dello Sviluppo Economico) né imposta di bollo (Risoluzione n. 24 del 29/3/2010 dell'Agenzia).
I soggetti che non sono tenuti alla presentazione della Comunicazione Unica presentano i modelli AA7 o AA9 all'Agenzia delle entrate con le seguenti modalità:
- presso un qualsiasi ufficio dell'Agenzia direttamente o a mezzo di persona appositamente delegata;
- a mezzo servizio postale mediante raccomandata;
- in via telematica, con le modalità stabilite dal comma 10 del citato articolo 35.
Attività del depositario
Come già precisato, in caso di variazione del luogo di conservazione delle scritture contabili, l'obbligo di comunicare all'Agenzia delle entrate la variazione dei dati, attraverso il modello AA7 o il modello AA9, deve essere assolto dal contribuente e non può essere correttamente soddisfatto dal terzo con il quale cessa il rapporto di deposito.Attività del depositario
Il depositario, in base alle disposizioni che disciplinano le modalità di trasmissione della dichiarazione sopra richiamate, può, tuttavia, provvedere alla presentazione del modello AA7 o del modello AA9, quale persona delegata dal contribuente o, in presenza di prescritti requisiti, in qualità di incaricato alla trasmissione telematica.
Se non si verificano le anzidette ipotesi, il depositario può chiedere al contribuente prova dell'avvenuta presentazione della dichiarazione di variazione dei dati, considerato l'interesse al corretto adempimento dell'obbligo di comunicazione di cui trattasi, anche ai fini di eventuali accessi o richieste di ispezioni documentali ai sensi dell'articolo 52 del DPR n. 633 del 1972.
Nell'eventualità che non abbia conferma dell'avvenuta presentazione della dichiarazione, il depositario può comunicare all'ufficio dell'Agenzia delle entrate, territorialmente competente sulla base del domicilio fiscale del contribuente, l'avvenuta risoluzione del rapporto di deposito allegando una copia del verbale di consegna delle scritture.
Il depositario può presentare analoga comunicazione nel caso in cui sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, indicandone la motivazione.
L'Agenzia delle entrate, accertata l'avvenuta variazione del luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili e l'omessa dichiarazione da parte del contribuente, pone in essere le attività necessarie ad assumere le corrette informazioni relative alla concreta tenuta e conservazione delle scritture contabili ai fini dell'aggiornamento delle informazioni nell'Anagrafe Tributaria e adotta i provvedimenti conseguenti alla omessa dichiarazione."
IL DIRETTORE CENTRALE
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